Khóa tập huấn chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ: Đồng hành cùng các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lưu trữ

Chuẩn hóa nghiệp vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ gắn với chuyển đổi số
Khóa tập huấn được tổ chức với mục tiêu cung cấp hệ thống kiến thức nền tảng và hướng dẫn thực hành về nghiệp vụ chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ, qua đó giúp học viên:
- Nắm vững quy trình, yêu cầu và tiêu chuẩn nghiệp vụ trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy;
- Hiểu rõ các quy định pháp lý, tiêu chuẩn kỹ thuật và phương pháp tổ chức số hóa tài liệu lưu trữ;
- Nâng cao năng lực tổ chức thực hiện, kiểm soát và đánh giá chất lượng chỉnh lý, số hóa tài liệu;
- Đáp ứng yêu cầu chuẩn hóa công tác quản lý tài liệu, phục vụ hiệu quả quá trình chuyển đổi số tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Khóa tập huấn diễn ra trong 03 ngày (tương ứng 06 buổi), học trực tiếp vào các ngày 07/01, 10/01 và 17/01/2026 tại Công ty Dịch vụ Khách hàng Viettel, tầng 23, Tòa nhà Vinacomin, số 03 Dương Đình Nghệ, phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội. Khoá tập huấn được tổ chức với hình thức kết hợp giữa lý thuyết chuyên ngành và thực hành nghiệp vụ, bám sát yêu cầu thực tiễn của Công ty.

Khẳng định vai trò của chỉnh lý và số hoá tài liệu trong bối cảnh mới
Phát biểu tại lễ khai giảng, TS. Nguyễn Hồng Duy - Phó Trưởng Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nhấn mạnh: Trong bối cảnh Luật Lưu trữ và các quy định liên quan ngày càng được hoàn thiện, nhu cầu chuẩn hóa hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ gắn với chuyển đổi số đặt ra yêu cầu rất cao đối với đội ngũ làm công tác lưu trữ. Khóa tập huấn không chỉ cung cấp kiến thức chuyên môn mà còn là không gian hợp tác, chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn giữa cơ sở đào tạo và doanh nghiệp. Với thế mạnh đào tạo của Nhà trường cùng đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm, khóa học hướng tới việc “khai phá” năng lực nghề nghiệp, tạo nền tảng vững chắc cho người học trong quá trình thực hành nghề, đồng thời cam kết về chất lượng đào tạo và khả năng hợp tác lâu dài giữa hai đơn vị. Doanh nghiệp và yêu cầu thực tiễn: Học để làm, học để kinh doanh dịch vụ
Đại diện phía doanh nghiệp, Bà Phạm Thị Thanh Vân - Phó Giám đốc Công ty Dịch vụ Khách hàng Viettel cho biết: Công ty Dịch vụ Khách hàng Viettel là đơn vị đầu tiên trong Tập đoàn Viettel được cấp phép kinh doanh dịch vụ chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ. Với lợi thế về quản lý nguồn nhân lực lớn, quy trình chuẩn hóa và yêu cầu cao về chất lượng dịch vụ, công tác chỉnh lý và số hóa tài liệu có vai trò đặc biệt quan trọng. Thông qua khóa học, học viên được cập nhật kiến thức cơ bản, chuẩn mực và thực tiễn, phục vụ trực tiếp cho công việc chuyên môn và hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ trong thời gian tới. Từ kiến thức nền tảng đến thực hành nghiệp vụ chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ
Khoá tập huấn được thiết kế gồm 06 buổi với các nội dung được tổ chức giúp học viên vừa được trang bị kiến thức nền tảng, vừa được thực hành nghiệp vụ chỉnh lý và số hoá tài liệu lưu trữ:
Buổi 1. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy
- Khái niệm, mục đích chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Quy tắc, yêu cầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Khái quát quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Xác định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy
Buổi 2. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Khảo sát, đánh giá thực trạng tài liệu lưu trữ ban đầu
- Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Phân loại tài liệu
- Lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ
- Lập danh mục, viết thuyết minh tài liệu loại
- Kết thúc chỉnh lý
Buổi 3. Thực hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Thực hành lập hồ sơ
- Thực hành biên mục và hệ thống hóa phiếu tin
- Thực hành biên mục hồ sơ sau chỉnh lý
- Kiểm soát và đánh giá chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Buổi 4. Tổng quan về số hóa tài liệu lưu trữ
- Khái quát về số hóa tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số hóa
- Quy định pháp lý, tiêu chuẩn trong số hóa tài liệu lưu trữ
- Tổ chức triển khai đề án số hóa tài liệu lưu trữ
Buổi 5. Nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ (1)
- Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ
- Thể thức, kỹ thuật trình bày tài liệu lưu trữ số hóa
- Cấu trúc dữ liệu của tài liệu lưu trữ số hóa
Buổi 6. Nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ (2)
- Xây dựng metadata của tài liệu lưu trữ số hóa
- Thiết bị số hóa tài liệu lưu trữ
- Kiểm soát và đánh giá chất lượng số hóa tài liệu lưu trữ

Định hướng phát triển chương trình đào tạo cấp chứng chỉ từ năm 2026
Trên cơ sở những kết quả tích cực đạt được từ khóa tập huấn, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng xác định đây là nền tảng quan trọng để tiếp tục hoàn thiện, chuẩn hóa và phát triển chương trình “Chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ” theo hướng đào tạo chuyên sâu và bài bản. Trong thời gian tới, Khoa dự kiến xây dựng và triển khai chương trình đào tạo cấp chứng chỉ đối với nội dung chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng gia tăng của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong bối cảnh chuyển đổi số.
Chương trình cấp chứng chỉ sẽ được thiết kế theo hướng gắn chặt giữa lý thuyết chuyên ngành, thực hành nghiệp vụ và yêu cầu thực tiễn của thị trường dịch vụ lưu trữ, có sự tham gia, phối hợp và phản hồi từ phía doanh nghiệp, qua đó bảo đảm tính chuẩn hóa về nội dung, quy trình và chất lượng đào tạo. Thông qua chương trình này, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng tiếp tục khẳng định vai trò là đơn vị đào tạo, chuyển giao tri thức và cầu nối hiệu quả giữa Nhà trường và doanh nghiệp, góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, lan tỏa giá trị của ngành Lưu trữ học và thúc đẩy hiệu quả chuyển đổi số trong quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ.

Một số hình ảnh về khoá tập huấn: