Chuyển giao công nghệ triển khai dự án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ - Phương thức gắn kết giữa Nhà trường và Doanh nghiệp của ngành Lưu trữ học

Khóa tập huấn được tổ chức trực tiếp tại Công ty Dịch vụ Khách hàng Viettel, tập trung trang bị kiến thức chuyên môn, kỹ năng thực hành nghiệp vụ và cập nhật các quy định pháp lý mới trong lĩnh vực lưu trữ, góp phần chuẩn hóa nguồn nhân lực và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong doanh nghiệp.

Chương trình đào tạo gắn với thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp
Khóa tập huấn được xây dựng theo hướng kết hợp giữa kiến thức nền tảng, cập nhật chuyên môn và thực hành nghiệp vụ, bám sát yêu cầu thực tiễn của hoạt động chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ hiện nay.
Thông qua chương trình, học viên được tiếp cận hệ thống kiến thức về: Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy; Quy trình tổ chức, quản lý và kiểm soát chất lượng chỉnh lý tài liệu; đặc biệt là nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ; Quản lý dữ liệu số, metadata và yêu cầu kỹ thuật trong lưu trữ điện tử; Các quy định pháp lý mới liên quan đến lưu trữ, số hóa và chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ. 
Đây cũng là một trong những hoạt động thiết thực nhằm tăng cường gắn kết giữa Nhà trường và doanh nghiệp trong đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực chất lượng cao cho lĩnh vực lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ.

Cập nhật chuyên sâu về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Trong ngày học đầu tiên (14/5/2026), học viên được nghe ThS. Lê Thị Nguyệt Lưu - Giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trực tiếp giảng dạy chuyên đề về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Nội dung bài giảng tập trung làm rõ khái niệm, mục đích, nguyên tắc và quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo các quy định hiện hành. Bên cạnh việc giới thiệu hệ thống văn bản pháp lý liên quan như Luật Lưu trữ năm 2024 và các thông tư hướng dẫn nghiệp vụ, giảng viên đã phân tích chi tiết quy trình chỉnh lý tài liệu theo Thông tư số 16/2023/TT-BNV với các bước nghiệp vụ từ khảo sát, phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu đến hệ thống hóa và xây dựng công cụ tra cứu.

Đặc biệt, chuyên đề chú trọng các nội dung mang tính thực hành cao như: Xây dựng phương án phân loại tài liệu phù hợp với đặc điểm phông lưu trữ; Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; Phân chia hồ sơ, đơn vị bảo quản; Hệ thống hóa tài liệu; Biên mục hồ sơ và tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ. Thông qua nhiều ví dụ minh họa và tình huống thực tế tại doanh nghiệp, học viên có cơ hội trao đổi trực tiếp về những khó khăn phát sinh trong quá trình triển khai các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ hiện nay.

Nâng cao năng lực số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Ngày học thứ hai (19/5/2026) do TS. Đỗ Thu Hiền - Giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng phụ trách với chuyên đề “Nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ”. 
Chuyên đề tập trung cập nhật các nội dung mới về: Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ; Chuẩn kỹ thuật và cấu trúc dữ liệu của tài liệu lưu trữ số hóa; Tạo lập metadata trong số hóa tài liệu lưu trữ; Thiết bị và công nghệ phục vụ số hóa tài liệu lưu trữ. Tại buổi tập huấn, giảng viên đã phân tích chi tiết quy trình số hóa tài liệu lưu trữ giấy gồm các bước từ khảo sát, vệ sinh tài liệu, chuẩn hóa dữ liệu, thực hiện số hóa, kiểm tra sản phẩm, ký số đến nghiệm thu và bàn giao sản phẩm số hóa. Đồng thời, học viên cũng được tiếp cận nhiều nội dung chuyên sâu và có tính cập nhật cao như: Chuẩn định dạng tài liệu số (.pdf/a hai lớp); Yêu cầu về độ phân giải, màu sắc và chất lượng hình ảnh số hóa; Cấu trúc gói tin lưu trữ (AIP); Các nhóm metadata trong quản lý tài liệu số; Vai trò của OCR, chữ ký số và giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu số.

Các nội dung trao đổi không chỉ giúp học viên hiểu rõ yêu cầu kỹ thuật và nghiệp vụ trong số hóa tài liệu lưu trữ mà còn góp phần nâng cao nhận thức về giá trị của lưu trữ điện tử trong quản trị dữ liệu và chuyển đổi số tại doanh nghiệp.

Khẳng định vai trò trong đào tạo và chuyển giao tri thức chuyên ngành
Việc tổ chức thành công khóa tập huấn “Chỉnh lý và số hoá tài liệu lưu trữ” tiếp tục khẳng định vai trò của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng là đơn vị có thế mạnh trong đào tạo, bồi dưỡng và chuyển giao tri thức chuyên ngành lưu trữ gắn với nhu cầu thực tiễn của xã hội và doanh nghiệp.
Thông qua các chương trình đào tạo ngắn hạn, tập huấn chuyên sâu và hoạt động hợp tác với doanh nghiệp, Khoa không chỉ góp phần chuẩn hóa nghiệp vụ lưu trữ mà còn thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong công tác quản lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay.
Trong thời gian tới, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng dự kiến sẽ tiếp tục mở rộng hoạt động hợp tác đào tạo với các doanh nghiệp, hướng tới xây dựng các chương trình bồi dưỡng chuyên sâu về chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và lan tỏa giá trị của ngành Lưu trữ học trong bối cảnh phát triển mới.